Exact Online Productie werkt goed voor productie die zich in standaardstappen laat beschrijven: stuklijst, bewerkingsvolgorde, materiaalbehoefte, terugmelden. Het loopt vast op het deel van je proces dat afwijkt van die standaard, en dat is precies het deel waar de meeste maakbedrijven hun geld mee verdienen. Je hoeft Exact daarvoor niet te vervangen. Je vult het aan.

Dat laatste is het belangrijkste punt van deze pagina. De meeste bedrijven die met Exact werken, willen Exact houden voor de financiële administratie. Terecht. Het financiële deel is meestal niet het probleem.

Exact Online Productie Maatwerk ernaast
Waar het voor is Financiële administratie, voorraad, orders, standaard productiestappen Het afwijkende deel van je proces dat nu in Excel en hoofden zit
Aanpassingssnelheid Binnen wat de module ondersteunt, verder via configuratie of een partner Dagen
AI in de werkstroom Niet ingebouwd in de productiestappen zelf AI in de stap zelf: calculatie, werkvoorbereiding, controle
Wie bepaalt het proces De structuur van de module Jouw eigen werkwijze
Verplaatsen of aanvullen Blijft staan voor financieel en administratief Komt ernaast te staan, niet ervoor in de plaats

Wat doet Exact Online Productie wel?

Exact Online is een Nederlands platform uit Delft en is modulair opgebouwd: Boekhouden, Handel, Projecten en Productie. De productiemodule ondersteunt materiaalbehoefteplanning, stuklijsten, bewerkingen en het terugmelden vanaf de werkvloer.

Voor een bedrijf dat herhaalbaar produceert met vaste stuklijsten en een voorspelbare bewerkingsvolgorde, is dat vaak genoeg. De administratie klopt, de voorraad klopt, de kostprijs komt netjes terug in je boekhouding. Dat is geen kleinigheid.

We zeggen dus niet dat je van Exact af moet. We zeggen dat je moet kijken waar het ophoudt.

Waar houdt Exact Online Productie op?

Bij alles wat niet in een vaste structuur past. Concreet zijn dit de terugkerende grenzen van de module:

1. Calculatie van niet-standaard werk. Een offerte voor een klantspecifiek product bestaat uit inschattingen die nergens in een stuklijstmodel passen. Dus staat die calculatie in Excel, bij één persoon.

2. Werkvoorbereiding met eigen regels. Je hebt vast eigen regels over welke bewerking bij welk materiaal, welke tolerantie, welke leverancier. Die regels zitten in de hoofden van je werkvoorbereiders, niet in de module.

3. Kwaliteitscontrole en keuringen. Klantspecifieke keuringseisen, foto’s bij afkeur, ondertekening op locatie. Dat is doorgaans een papieren formulier of een los systeem.

4. Planning die schuift. De module rekent netjes op basis van de invoer. De werkelijke planning wordt bijgestuurd op ervaring, en die bijsturing wordt zelden vastgelegd.

5. Alles wat de klant ziet. Statusupdates, orderportalen, digitale werkbonnen. Vaak per mail of telefoon.

Wat deze vijf gemeen hebben: het gaat niet om boekhouding. Het gaat om operationeel werk waar oordeel bij komt kijken. Standaardsoftware is daar per definitie niet goed in, omdat oordeel per bedrijf verschilt.

Waarom is dat een probleem als het toch werkt?

Omdat het werkt zolang de juiste mensen er zijn.

Dat is het verschil tussen effectief en efficiënt. Vergelijk het met een heggenschaar die halverwege stukgaat. Je maakt de klus af met een keukenschaar. Effectief? Zeker, de heg is gedaan. Efficiënt? Nee. En het gaat mis zodra je twee heggen tegelijk moet doen.

Dat is de Henk Factor: de kennis over dat afwijkende deel zit bij een paar mensen. Een 2023-onderzoek van SHRM vond dat 72 procent van de bedrijven minstens één medewerker heeft wiens plotselinge vertrek de operatie serieus zou raken.

Als jouw calculatie, planning of werkvoorbereiding buiten Exact om gaat, dan zit een deel van je bedrijf niet in je software.

Hoe vul je Exact aan zonder het te vervangen?

Je bouwt een applicatie om het specifieke proces dat nu naast Exact gebeurt, en laat Exact doen waar het goed in is.

In de praktijk ziet dat er zo uit:

  1. Kies één proces. Meestal calculatie, werkvoorbereiding of het vastleggen van werk op de vloer. Niet alles tegelijk.
  2. Leg vast hoe het nu echt gaat. Niet hoe het hoort volgens het handboek, maar wat je beste mensen daadwerkelijk doen.
  3. Bouw dat als applicatie. Met de regels van je beste mensen erin, zodat het hele team op dat niveau werkt.
  4. Zet AI in de stap zelf. Bijvoorbeeld een calculatievoorzet op basis van vergelijkbare eerdere orders, of een controle die zelf signaleert wat afwijkt van het patroon. Zie AI toevoegen aan je ERP.
  5. Regel de gegevensuitwisseling. Wat er financieel in Exact terecht moet komen, komt daar terecht. Gegevens uitwisselen tussen systemen is mogelijk en bepalen we per situatie. We hebben geen kant-en-klare Exact-koppeling als product, dus we beloven daar ook niets over voordat we het samen hebben bekeken.

Het resultaat: Exact blijft de administratieve waarheid. De operatie krijgt een tool die past bij hoe jullie werken.

Wat levert het op?

Twee resultaten die we kunnen onderbouwen: bij Zorg Totaal ging 95 procent van de tijd aan werkbonnen-administratie af, bij een ingenieursbureau ruim 10 uur per week aan handmatig rapportagewerk.

Beide zijn geen Exact-verhalen, dus we gaan niet doen alsof dit jouw exacte uitkomst wordt. Het patroon is wel telkens hetzelfde: het werk dat naast het systeem gebeurde, verhuisde naar binnen en werd daarmee overdraagbaar.

Dit bouwen we zelf, 5x Glide Certified Expert, voor Nederlandse maakbedrijven met een proces waar nog geen kant-en-klare software voor bestaat.

Wat is de eerste stap?

Kijken welk proces het meeste kost en het meest afhankelijk is van personen. Dat is doorgaans in tien minuten duidelijk.

Plan een gesprek van 10 minuten. Geen presentatie. Als het antwoord is dat je gewoon Exact beter moet inrichten, hoor je dat.