Microsoft Dynamics 365 Business Central is technisch flexibel genoeg om vrijwel elk productieproces aan te kunnen. De vraag is niet of het kan, maar hoe lang het duurt en via wie het loopt. Bij afwijkende wensen gaat elke aanpassing via een implementatiepartner en een projecttraject, en dat is precies waar kleinere maakbedrijven vastlopen.

Business Central (standaard) Business Central met partnermaatwerk Losstaande maatwerkapplicatie
Past bij Productie die in de standaardstructuur past Grotere organisaties met budget en tijd voor een traject Eén afwijkend proces dat nu naast het systeem gebeurt
Aanpassingssnelheid Configuratie binnen de kaders Via change request en releaseplanning van de partner Dagen, direct in overleg
AI in de werkstroom Als apart onderdeel van het Microsoft-ecosysteem Afhankelijk van wat de partner bouwt Ingebouwd in de stap zelf
Wie bepaalt het proces Het pakket Het pakket, met uitzonderingen Jouw eigen werkwijze
Afhankelijkheid Microsoft en je partner Je partner Documentatie en overdraagbare tooling

Wat is Business Central en waarom kiezen maakbedrijven het?

Business Central is de MKB-ERP van Microsoft en de opvolger van Dynamics NAV, in Nederland beter bekend als Navision. Het is breed: finance, inkoop, verkoop, voorraad, projecten en productie in één systeem, met een directe verbinding naar de rest van het Microsoft-ecosysteem.

Voor veel maakbedrijven is dat een logische keuze. Je werkt toch al met Microsoft. De data zit op één plek. Er is een groot partnernetwerk in Nederland dat het kan implementeren. En het pakket is uitbreidbaar, dus er is bijna altijd een technisch antwoord op een wens.

We gaan dat niet afkraken. Als je proces redelijk standaard is en je organisatie groot genoeg om een implementatietraject te dragen, is Business Central een verdedigbare keuze.

Waar loopt het vast bij afwijkende processen?

Niet op techniek. Op doorlooptijd en op wie aan het stuur zit.

De keten ziet er zo uit: jij hebt een wens, je legt die neer bij je implementatiepartner, de partner schat in, er komt een voorstel, het wordt ingepland, het wordt gebouwd, het wordt getest, het gaat mee in een release. Voor een grote wens is dat een prima proces. Voor de tiende kleine wens van dit kwartaal is het onwerkbaar.

Wat er dan gebeurt in de praktijk:

  1. De kleine wensen worden niet ingediend. Te veel gedoe. Ze worden opgelost met een spreadsheet.
  2. De grote wensen worden uitgesteld. Ze staan op de lijst voor volgend jaar.
  3. Het systeem loopt achter op het bedrijf. Je proces verandert sneller dan je software.
  4. De echte werkwijze verhuist naar Excel, mail en WhatsApp.

En daarmee is de cirkel rond. Je hebt een ERP, en de belangrijkste beslissingen worden er niet in genomen.

Wat kost dat als het toch werkt?

Het werkt, maar het is niet overdraagbaar.

Dat is het verschil tussen effectief en efficiënt. Vergelijk het met een heggenschaar die halverwege stukgaat: je maakt de klus af met een keukenschaar. De heg is gedaan, dus effectief. Efficiënt is het niet, en het houdt geen stand als er twee heggen bijkomen.

Dat is de Henk Factor: het afwijkende deel van je proces draait op de kennis van een paar mensen. Een 2023-onderzoek van SHRM vond dat 72 procent van de bedrijven minstens één medewerker heeft wiens plotselinge vertrek de operatie serieus zou raken. In maakbedrijven met 20 tot 50 man zijn dat concrete namen: de calculator, de werkvoorbereider, de planner.

Wanneer kies je standaard en wanneer maatwerk?

Dit is de kern, dus concreet.

Kies Business Central (of blijf erbij) als:

  • Je productieproces grotendeels in een standaardstructuur past.
  • Je organisatie groot genoeg is om een implementatietraject te dragen, inclusief interne projectcapaciteit.
  • Je waarde hecht aan één leverancier, één ecosysteem en een breed partnernetwerk.
  • Je vooral behoefte hebt aan financiële en logistieke integratie, niet aan procesflexibiliteit.

Kies maatwerk voor het afwijkende deel als:

  • Je 5 tot 50 medewerkers hebt en iets maakt of assembleert waarvoor geen kant-en-klare branchesoftware bestaat.
  • Je proces vaker verandert dan één keer per jaar.
  • Er nu al een spreadsheet of whiteboard bestaat die belangrijker is dan het systeem.
  • Aanpassingssnelheid voor jou zwaarder weegt dan de breedte van een pakket.

De keuze is meestal geen of-of. Business Central blijft staan voor finance en voorraad, en het proces dat er niet in past krijgt een eigen applicatie.

Wat doet maatwerk anders?

Drie dingen, in deze volgorde van belang.

1. Aanpassen kost dagen, geen traject. Een nieuwe klanteis, een extra controlestap, een andere volgorde in de werkvoorbereiding. Je belt, we bespreken het, het zit erin. Geen change request, geen releaseplanning.

2. AI zit erin, niet erbovenop. Geen losse assistent naast het systeem, maar AI in de werkstroom zelf. Een aanvraag komt binnen en er ligt direct een calculatievoorzet op basis van vergelijkbare eerdere orders. Een controlestap signaleert zelf wat afwijkt van het patroon. Zo bouw je de ervaring van je beste mensen in de tool en werkt het hele team op dat niveau. Zie AI toevoegen aan je ERP.

3. Het systeem volgt jouw proces. Je hoeft je werkwijze niet te herschrijven om in de structuur van een pakket te passen. Je unieke proces is meestal precies de reden dat klanten bij jou komen. Dat wil je niet wegconfigureren.

Wat levert het op?

Twee resultaten die we kunnen onderbouwen: bij Zorg Totaal ging 95 procent van de tijd aan werkbonnen-administratie af, bij een ingenieursbureau ruim 10 uur per week aan handmatig rapportagewerk.

Dat zijn geen Business Central-klanten, dus we doen niet alsof dit jouw uitkomst wordt. Het patroon is wel steeds hetzelfde: werk dat naast het systeem gebeurde, kwam erin en werd daarmee overdraagbaar.

Dit bouwen we zelf, 5x Glide Certified Expert. Geen accountmanager die je doorverbindt naar een team dat je daarna nooit meer spreekt.

Hoe begin je?

Niet met een selectietraject. We beginnen met het proces waar de meeste uren en de grootste persoonsafhankelijkheid zitten. Meestal calculatie, werkvoorbereiding of het vastleggen van werk op de vloer.

Eerst vastleggen hoe het nu echt gaat. Dan bouwen. Dan bijschaven met de mensen die het gebruiken. Business Central blijft staan waar het zijn werk doet. Gegevens uitwisselen tussen systemen is mogelijk en bepalen we per situatie.

Plan een gesprek van 10 minuten. Als het antwoord is dat je gewoon je Business Central-inrichting moet aanpakken, zeggen we dat.